Congedo straordinario, l’azienda può obbligarti a programmare le giornate? La risposta dell’INL

Con la nota n. 950 del 5 maggio 2026, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro chiarisce le modalità di fruizione del congedo straordinario previsto dall’articolo 42, comma 5, del D.Lgs. 151/2001 per l’assistenza a familiari con disabilità grave. Il diritto non è subordinato al consenso del datore di lavoro e non può essere compresso attraverso programmazioni obbligatorie o calendari predeterminati; il lavoratore deve comunque collaborare lealmente e comunicare l’assenza con congruo anticipo quando ciò sia possibile. In caso di esigenze assistenziali improvvise o urgenti, la comunicazione può essere anche contestuale o immediata.

Il congedo straordinario per assistere un familiare con disabilità grave non può essere trasformato dal datore di lavoro in un’assenza rigidamente programmata in anticipo, né può essere subordinato a un calendario imposto dall’azienda. A chiarirlo è l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, che con la nota n. 950 del 5 maggio 2026 ha risposto a un quesito sulla corretta interpretazione dell’articolo 42, comma 5, del D.Lgs. 151/2001 e, soprattutto, sui margini organizzativi che restano in capo al datore di lavoro quando il dipendente sceglie di fruire del beneficio.

Il punto centrale della nota è netto: le modalità temporali di fruizione del congedo rientrano nella sfera decisionale del lavoratore, titolare di un vero e proprio diritto soggettivo, che non dipende dal consenso datoriale e non può essere limitato unilateralmente dall’azienda per esigenze organizzative. Questo, però, non significa che il dipendente possa assentarsi senza alcun obbligo di comunicazione, perché resta fermo il dovere di informare il datore di lavoro e di collaborare correttamente all’organizzazione dell’assenza, soprattutto quando le giornate possono essere individuate in anticipo.

Cos’è il congedo straordinario previsto dall’articolo 42

L’Ispettorato ricorda innanzitutto che il congedo straordinario previsto dall’articolo 42, comma 5, del D.Lgs. 151/2001 consiste in una sospensione temporanea del rapporto di lavoro, utilizzabile in maniera continuativa oppure frazionata su base giornaliera, entro il limite massimo complessivo di due anni nell’intera vita lavorativa.

La finalità è consentire al lavoratore dipendente di sospendere l’attività per garantire un’assistenza effettiva e continuativa a un familiare riconosciuto in situazione di gravità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della legge 104/1992, assicurando al dipendente anche la relativa copertura economica e previdenziale.

La fruizione del congedo richiede la preventiva autorizzazione dell’INPS (nel privato, mentre per i dipendenti pubblici, invece, l’autorizzazione alla fruizione del congedo è rilasciata direttamente dall’amministrazione di appartenenza) che costituisce il titolo che legittima l’astensione dal lavoro; l’autorizzazione previdenziale, tuttavia, non elimina l’obbligo del lavoratore di informare l’azienda, proprio perché l’assenza incide inevitabilmente sull’organizzazione del servizio. Su questo punto l’INL richiama anche la Cassazione, che con la sentenza n. 22928 del 13 settembre 2019 ha ribadito la necessità di trasmettere la richiesta al datore di lavoro affinché possa adottare le necessarie misure organizzative e gestire correttamente gli istituti collegati all’assenza.

Il datore può chiedere una programmazione, ma non può imporla

Per chiarire fino a dove possa spingersi il potere organizzativo del datore di lavoro, l’Ispettorato richiama due precedenti interpelli del Ministero del Lavoro, il n. 31/2010 e il n. 1/2012, originariamente riferiti ai permessi mensili della legge 104/1992.

Secondo quei chiarimenti, il datore di lavoro può chiedere una programmazione, ad esempio settimanale o mensile, quando il lavoratore sia effettivamente in grado di individuare in anticipo le giornate di assenza, purché tale programmazione non comprometta il diritto della persona con disabilità a ricevere un’assistenza effettiva e purché i criteri vengano definiti, per quanto possibile, in maniera condivisa con i lavoratori o con le loro rappresentanze.

La programmazione, quindi, può essere uno strumento utile per conciliare le esigenze dell’organizzazione con quelle assistenziali, ma non può diventare un vincolo assoluto. Se intervengono necessità impreviste o non rinviabili, la persona che assiste il familiare deve poter modificare quanto programmato, perché, come ricorda la stessa nota, le esigenze improcrastinabili di assistenza prevalgono su quelle imprenditoriali.

Gli stessi principi valgono anche per il congedo straordinario

Pur essendo stati formulati per i permessi mensili della legge 104, l’INL ritiene che questi criteri possano essere estesi anche al congedo straordinario, perché i due istituti hanno una ratio assistenziale sostanzialmente omogenea: entrambi servono a garantire un sostegno effettivo e prioritario alla persona con disabilità grave.

Da qui nasce il principio più importante della nota: la scelta di quando fruire del congedo spetta al lavoratore, che esercita un diritto soggettivo pieno e non subordinato all’approvazione del datore di lavoro. Le esigenze organizzative aziendali, quindi, possono essere prese in considerazione ma non possono comprimere il diritto fino al punto di condizionarne l’esercizio.

In termini pratici, l’azienda non può stabilire unilateralmente che il congedo possa essere fruito soltanto in determinate settimane, con un numero fisso di giorni mensili o esclusivamente secondo un calendario predefinito, se questa organizzazione impedisce al lavoratore di rispondere ai reali bisogni assistenziali del familiare.

Il lavoratore deve però comunicare l’assenza con correttezza

Il riconoscimento di un diritto pieno non elimina gli obblighi di correttezza nei confronti del datore di lavoro. L’Ispettorato specifica infatti che il dipendente è comunque tenuto a una leale collaborazione e, quando la necessità assistenziale è prevedibile, deve comunicare l’assenza con un anticipo congruo.

Se, per esempio, il lavoratore conosce con sufficiente anticipo una visita specialistica, una terapia o un’altra esigenza programmata del familiare, non vi è ragione per attendere l’ultimo momento prima di informare l’azienda. In questi casi, una comunicazione tempestiva consente al datore di organizzare turni, sostituzioni e attività senza incidere sul diritto del dipendente.

La situazione cambia, invece, quando la necessità assistenziale è improvvisa o improcrastinabile. In questi casi, la nota chiarisce che la comunicazione può essere anche contestuale o immediata e ciò non rende illegittima la fruizione del congedo né consente di qualificare automaticamente l’assenza come ingiustificata.

Niente obbligo di calendario fisso

L’INL affronta espressamente il problema dei vincoli troppo stringenti posti dal datore di lavoro e conclude che una programmazione obbligatoria o una calendarizzazione imposta costituiscono una indebita compressione del diritto.

Il datore può verificare che esistano i presupposti che legittimano il beneficio, ma non può trasformare tale verifica in un potere di autorizzazione sulle singole giornate di congedo, né subordinare la fruizione del diritto a schemi temporali predeterminati.

La ragione è strettamente collegata alla funzione dell’istituto: il congedo nasce per rispondere a bisogni assistenziali che possono essere variabili, imprevedibili e urgenti, e proprio per questo un calendario rigido rischierebbe di svuotare la tutela della sua funzione concreta.

Un esempio pratico: cosa può chiedere l’azienda e cosa no

Immaginiamo un dipendente che assista un familiare con disabilità grave e che abbia già ottenuto l’autorizzazione INPS al congedo straordinario.

Se il lavoratore sa che nel mese successivo dovrà assentarsi in alcune giornate determinate, l’azienda può legittimamente chiedergli di comunicarle in anticipo, in modo da programmare il servizio. Questa richiesta è compatibile con il principio di collaborazione tra le parti.

Diverso sarebbe, invece, imporre al lavoratore di utilizzare il congedo solo in giorni prestabiliti dall’azienda oppure richiedere che tutte le assenze vengano obbligatoriamente fissate con settimane di anticipo, senza consentire modifiche in presenza di un peggioramento improvviso delle condizioni del familiare o di una necessità assistenziale non prevedibile.

In questo secondo caso, secondo l’interpretazione dell’Ispettorato, l’organizzazione aziendale finirebbe per prevalere illegittimamente sul diritto all’assistenza.

Autorizzazione INPS e comunicazione al datore sono due cose diverse

Un altro punto che può creare confusione riguarda il ruolo dell’INPS. L’autorizzazione dell’Istituto previdenziale è necessaria perché rappresenta il titolo che consente al lavoratore di astenersi dal lavoro, ma non sostituisce la comunicazione all’azienda.

L’INPS verifica il diritto alla prestazione e autorizza il congedo; il lavoratore, una volta ottenuta l’autorizzazione, deve comunque informare il proprio datore di lavoro delle giornate nelle quali intende assentarsi, così da consentire la gestione organizzativa.

Questo non significa però che il datore debba “approvare” ogni singola giornata. È proprio questa distinzione che la nota dell’INL rende particolarmente chiara: comunicare non significa chiedere il consenso.

Cosa succede se il datore ostacola il congedo

La nota dedica infine un passaggio particolarmente rilevante alle conseguenze sanzionatorie. Quando il datore di lavoro mette in atto comportamenti diretti a ostacolare, limitare o condizionare l’esercizio del diritto al congedo straordinario, può trovare applicazione l’articolo 46 del D.Lgs. 151/2001.

La disposizione prevede una sanzione amministrativa da 516 a 2.582 euro per l’inosservanza delle norme contenute nell’articolo 42.

La nota aggiunge inoltre un'altra conseguenza importante: quando il rifiuto, l’opposizione o l’ostacolo all’esercizio del diritto siano accertati nei due anni precedenti, il datore di lavoro può essere impedito dal conseguire la certificazione della parità di genere.

La tutela, quindi, non rimane sul piano puramente teorico, ma viene accompagnata da conseguenze specifiche per il datore che interferisca illegittimamente con il diritto del lavoratore.

Attenzione: il diritto non significa assenza senza regole

Il chiarimento dell’Ispettorato non deve però essere interpretato come un diritto del lavoratore a utilizzare il congedo senza alcuna comunicazione o secondo modalità completamente sganciate dal principio di correttezza.

La nota costruisce infatti un equilibrio molto preciso: da una parte il datore non può imporre una calendarizzazione rigida né subordinare la fruizione al proprio consenso, dall’altra il lavoratore deve collaborare e avvisare con congruo anticipo quando l’esigenza è prevedibile.

Solo quando la necessità di assistenza si presenta improvvisamente o non può essere rinviata diventa legittima una comunicazione effettuata nello stesso momento o immediatamente a ridosso dell’assenza.

In questo modo il diritto del lavoratore non viene trasformato in una prerogativa arbitraria, ma nemmeno ridotto a una concessione aziendale.

Cosa cambia per chi lavora su turni

Il chiarimento può avere un rilievo particolare nei settori organizzati su turni, compresa la sanità, dove la necessità di garantire la continuità assistenziale porta spesso le aziende a richiedere programmazioni anticipate delle assenze.

La nota non nega che l’organizzazione abbia bisogno di conoscere con sufficiente anticipo le assenze programmabili; chiarisce però che questa esigenza non può trasformarsi in un potere di scelta del datore sulle giornate di congedo, soprattutto quando i bisogni del familiare cambiano improvvisamente.

Per un infermiere, un OSS o qualsiasi altro dipendente turnista ciò significa che una programmazione preventiva può essere richiesta e può essere utile, ma deve rimanere compatibile con la funzione assistenziale del congedo e poter essere modificata quando emergano necessità che non potevano essere previste.

Il principio dell’INL: l’assistenza viene prima del calendario aziendale

La nota n. 950/2026 non crea un nuovo congedo e non modifica la durata massima prevista dalla legge, ma chiarisce un punto che nella pratica può generare conflitti tra lavoratore e azienda: chi decide quando utilizzare concretamente il congedo straordinario?

Secondo l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, la risposta è chiara. La decisione temporale appartiene al lavoratore, perché il congedo costituisce un diritto soggettivo pieno, mentre il datore conserva il diritto di essere informato e di verificare i presupposti previsti dalla legge, ma non quello di trasformare il beneficio in un’assenza utilizzabile soltanto secondo le proprie esigenze organizzative.

La programmazione resta quindi possibile quando l’assistenza è prevedibile e il lavoratore può indicare le giornate in anticipo; quando invece intervengono necessità urgenti o imprevedibili, il bisogno assistenziale prevale e la comunicazione può essere anche immediata.

È una distinzione che riporta il congedo alla sua funzione originaria: non una semplice agevolazione nella gestione dell’orario di lavoro, ma uno strumento destinato a garantire concretamente l’assistenza a una persona con disabilità grave.